MA-Portal QSN Heinrich

Datenschutzhinweise

Stand: 12.09.2026

Diese Hinweise erklären, welche personenbezogenen Daten im MA-Portal QSN Heinrich verarbeitet werden, zu welchen Zwecken dies geschieht und welche Rechte betroffene Personen haben. Je nach Rolle und genutzter Funktion werden nur die für den jeweiligen Vorgang erforderlichen Daten verarbeitet.

1. Verantwortlicher

Fabian Heinrich Qualitätskontrolle Sortierungen Nacharbeit
Fabian Heinrich (QSN Heinrich)
Ehrenfelder Straße 24
12524 Berlin
Deutschland

Telefon: +49 30 67825445
E-Mail: qsn-heinrich@web.de

Datenschutzanfragen können über die genannten Kontaktdaten an QSN Heinrich gerichtet werden.

2. Welche Daten im Portal verarbeitet werden

• Kontodaten wie Name, E-Mail-Adresse, Rolle, Aktivierungsstatus und Teamzuordnung
• Profildaten wie Anzeigename, Telefon und Abteilung, soweit diese im Profil gepflegt werden
• Organisationen, Teamzuordnungen, Zuständigkeiten und Rollen im Portal
• Arbeitsaufträge, Anfragen, Rückfragen, Kommentare, Anhänge und Bearbeitungsstatus
• Dokumentfreigaben, Dokumentzugriffe und geschützte Downloads
• Stundeneinträge, Stempelzeiten, Pausen, Korrektur-, Storno- und Lohnübertragungsangaben
• Verbesserungsvorschläge, Rückmeldungen und interne Prüfvermerke
• E-Mail-Einstellungen, Newsletter-Auswahl, Mitteilungen sowie Zeitpunkt und Version einer Datenschutzbestätigung
• Aktivitätsprotokolle zu sicherheits- und verwaltungsrelevanten Vorgängen, zum Beispiel Login, Logout, Kontoaktivierung, Passwortänderung und wichtigen Admin-Aktionen

Für Bewerbungen und Mitwirkungsanfragen gelten ergänzend die Datenschutzhinweise für Bewerber und Mitwirkungsanfragen.

Technisch notwendiges Sitzungs-Cookie

Das Portal verwendet für Sitzungsfunktionen das Cookie qsn_ma_portal. Es enthält eine Sitzungskennung, mit der der Server zusammengehörige Aufrufe zuordnen kann. Dies wird insbesondere für die Anmeldung und den Schutz von Formulareingaben gegen unbefugtes Absenden benötigt. Dieses Cookie dient nicht zu Werbe- oder Trackingzwecken.

Es ist als Sitzungs-Cookie ohne festes Ablaufdatum eingerichtet. Die Aufbewahrung im Browser richtet sich nach dessen Sitzungsverwaltung; eine Wiederherstellung der Browsersitzung kann das Cookie erhalten. Wenn Sie dieses Cookie blockieren, können Anmeldung und geschützte Formularvorgänge nicht zuverlässig funktionieren. Die Speicherung dieser für die gewünschte Funktion unbedingt erforderlichen Sitzungsinformation erfolgt nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG ohne gesonderte Cookie-Einwilligung. Die Rechtsgrundlagen der damit verbundenen personenbezogenen Verarbeitung ergeben sich aus dem jeweiligen Zweck in Abschnitt 3.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung richtet sich nach der jeweils genutzten Portal-Funktion und der Beziehung zu QSN Heinrich. Insbesondere kommen folgende Zwecke und Grundlagen in Betracht:

• Bereitstellung und Verwaltung von Portalzugängen sowie Bearbeitung von Anfragen und vorvertraglichen Vorgängen: Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, soweit die Verarbeitung für einen Vertrag oder vorvertragliche Maßnahmen erforderlich ist.
• Durchführung und Organisation von Beschäftigungsverhältnissen, Arbeitsaufträgen und Arbeitszeitdokumentation: § 26 BDSG sowie, soweit einschlägig, Art. 6 Abs. 1 Buchst. b und c DSGVO.
• Erfüllung gesetzlicher Nachweis-, Aufbewahrungs- oder Auskunftspflichten: Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO.
• Sicherer, nachvollziehbarer und missbrauchsgeschützter Betrieb des Portals, einschließlich erforderlicher Aktivitätsprotokolle: Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt insbesondere in der IT-Sicherheit, der Fehleranalyse und der Nachvollziehbarkeit administrativer Vorgänge.
• Freiwillige Funktionen, für die ausdrücklich eine Einwilligung eingeholt wird, insbesondere ein optionaler Newsletter: Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO. Eine Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Eine bloße Kenntnisnahme von Datenschutzhinweisen ist keine Einwilligung in zusätzliche freiwillige Verarbeitungen. Freiwillige Einwilligungen werden deshalb getrennt abgefragt.

4. Anfragen, Registrierung und Organisationen

Bei einer Anfrage werden die Angaben verarbeitet, die für die Bearbeitung des geschilderten Anliegens, Rückfragen und eine mögliche weitere Zusammenarbeit erforderlich sind. Für registrierte Nutzer werden zusätzlich Konto-, Rollen- und gegebenenfalls Organisationszuordnungen verarbeitet. Berechtigungen bestimmen, welche Inhalte ein Nutzer im Portal sehen und bearbeiten darf.

Pflichtangaben und freiwillige Angaben

Die im jeweiligen Formular erforderlichen Angaben werden für den gewählten Onlinevorgang benötigt. Eine technische Pflichtkennzeichnung bedeutet nicht für sich allein, dass eine gesetzliche Pflicht zur Angabe besteht. Bei den öffentlichen Formularen gilt:

• Für die Registrierung benötigen wir Name, E-Mail-Adresse und ein Passwort zur Einrichtung und Absicherung Ihres Kontos.
• Für eine öffentliche Anfrage sind ein kurzer Titel, eine Beschreibung, Name und E-Mail-Adresse erforderlich, damit wir das Anliegen zuordnen und beantworten können. Eine Registrierung ist dafür nicht erforderlich.
• Für eine Bewerbung oder Mitwirkungsanfrage verlangt das derzeitige Formular Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse und Telefonnummer zur Zuordnung und Kontaktaufnahme.

Ohne die erforderlichen Angaben kann das betreffende Onlineformular nicht erfolgreich abgesendet beziehungsweise kein Konto angelegt werden. Die Kenntnisnahme der Datenschutzhinweise wird ebenfalls abgefragt; sie ist keine freiwillige Einwilligung. Weitere nicht als erforderlich ausgewiesene Angaben sind freiwillig. Fehlende freiwillige Angaben können Rückfragen nötig machen. Newsletter und Bewerberpool werden gesondert angeboten; ihre Ablehnung verhindert weder die Registrierung noch die Bearbeitung einer Anfrage oder laufenden Bewerbung.

5. E-Mail-Benachrichtigungen

Das Portal kann E-Mails zu Kontoaktivierung, Passwort-Zurücksetzung, Kontolöschung, Arbeitsaufträgen, Anfragen, Dokumentfreigaben, Verbesserungsvorschlägen und Änderungsankündigungen versenden. Freiwillige Benachrichtigungen und Newsletter werden von notwendigen Sicherheits- oder Vorgangsnachrichten getrennt behandelt. Ein optionaler Newsletter ist nicht vorausgewählt und kann über die vorgesehenen Einstellungen wieder abgewählt werden.

6. Empfänger und Zugriffsberechtigte

Innerhalb von QSN Heinrich erhalten nur Personen Zugriff, die ihn für ihre jeweilige Aufgabe und Rolle benötigen. Externe oder kundenbezogene Konten erhalten nur die für ihren Zweck freigegebenen Inhalte. Soweit für Hosting, E-Mail-Versand oder technischen Betrieb Dienstleister eingesetzt werden, erhalten diese Daten nur im erforderlichen Umfang und auf Grundlage der jeweils geltenden datenschutzrechtlichen Anforderungen. Eine Nutzung der Portal-Daten zu eigenen Werbezwecken durch QSN Heinrich beauftragte technische Dienstleister ist nicht vorgesehen.

Eine Übermittlung an Behörden oder andere Dritte erfolgt nur, wenn eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

7. Speicherdauer und Löschung

Personenbezogene Daten werden nicht länger gespeichert, als sie für den jeweiligen Zweck benötigt werden. Zusätzlich können gesetzliche Aufbewahrungs- und Nachweispflichten oder die Sicherung rechtlicher Ansprüche einer sofortigen Löschung entgegenstehen.

Im Portal kann eine Kontolöschung beantragt werden. Für den Antrag ist eine Widerrufsfrist vorgesehen. Nach deren Ablauf wird der Antrag administrativ geprüft. Daten werden erst gelöscht oder anonymisiert, wenn notwendige Vorgänge wie offene Arbeitszeiten, Arbeitsaufträge oder andere aufbewahrungspflichtige Zuordnungen geklärt sind. Das Portal verspricht deshalb keine sofortige und ausnahmslose Löschung sämtlicher Daten.

8. Aktivitätsprotokoll

Bestimmte sicherheits- und verwaltungsrelevante Aktionen werden protokolliert, um Zugriffe, Änderungen und administrative Vorgänge nachvollziehen zu können. Zugriff auf diese Informationen ist rollenabhängig. Protokolldaten werden nicht für eine automatisierte Leistungs- oder Verhaltensbewertung verwendet.

Bei solchen Ereignissen können neben Aktion, Zeitpunkt und gegebenenfalls Nutzerzuordnung auch die beim Server ankommende IP-Adresse, die vom Browser übermittelte Browser-/Geräteinformation (User-Agent), die HTTP-Methode (zum Beispiel GET oder POST) und der aufgerufene Pfad erfasst werden. Aus der aufgerufenen Adresse übernimmt diese Metadatenfunktion nur den Pfad ohne Abfrageparameter. Diese Angaben unterstützen insbesondere die Untersuchung von Fehlern und Missbrauchsversuchen; sie sind keine Aufzeichnung sämtlicher Formulareingaben.

9. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Erteilte Einwilligungen können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Im Profil stehen für registrierte Nutzer Funktionen zur Datenauskunft und zur Beantragung einer Kontolöschung bereit. Datenschutzanfragen können außerdem direkt an QSN Heinrich gerichtet werden.

10. Beschwerderecht

Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für in Berlin ansässige Unternehmen ist insbesondere die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59-61, 10555 Berlin, erreichbar.

11. Automatisierte Entscheidungen

Im MA-Portal finden keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen statt, die gegenüber einer Person rechtliche Wirkung entfalten oder sie in ähnlich erheblicher Weise beeinträchtigen.

12. Änderungen dieser Hinweise

Wenn sich die Verarbeitung personenbezogener Daten wesentlich ändert, werden die Hinweise angepasst. Soweit eine Information, erneute Kenntnisnahme oder Einwilligung erforderlich ist, wird dies getrennt nach dem jeweiligen Zweck umgesetzt. Eine geänderte Datenschutzerklärung ersetzt nicht automatisch eine erforderliche freiwillige Einwilligung.