MA-Portal QSN Heinrich

Datenschutzhinweise

Stand: 01.07.2026

Diese Hinweise beschreiben in einfacher Form, welche Daten im MA-Portal verarbeitet werden. Der Text ist als technische Portal-Grundlage vorbereitet und sollte rechtlich geprüft und an die tatsächlichen Abläufe angepasst werden.

Verantwortlicher

QSN Heinrich verarbeitet Daten im MA-Portal zur Organisation interner Abläufe, Benutzerkonten, Arbeitsaufträge, Anfragen, Dokumentfreigaben, Stundenerfassung und Benachrichtigungen.

Verarbeitete Daten

• Kontodaten wie Name, E-Mail-Adresse, Rolle, Aktivierungsstatus und Teamzuordnung
• Profildaten wie Anzeigename, Telefon und Abteilung, sofern im Profil gepflegt
• Organisationen, Teamzuordnungen, Zuständigkeiten und Rollen im Portal
• Arbeitsaufträge, Anfragen, Rückfragen, Kommentare, Anhänge und Bearbeitungsstatus
• Dokumentfreigaben, Dokumentzugriffe und geschützte Downloads
• Stundeneinträge, Stempelzeiten, Pausen, Korrektur-, Storno- und Lohnübertragungsangaben
• Verbesserungsvorschläge, Rückmeldungen und interne Prüfvermerke
• E-Mail-Einstellungen, Newsletter-Auswahl, Mitteilungen und Zeitpunkt der Datenschutzbestätigung
• Aktivitätsprotokolle, zum Beispiel Login, Logout, Kontoaktivierung, Passwortänderung und wichtige Admin-Aktionen

Zwecke

Die Daten werden genutzt, um Portalzugänge bereitzustellen, Aufgaben und Anfragen zu organisieren, Arbeitszeiten zu dokumentieren, Dokumente berechtigt bereitzustellen, interne Informationen zu verteilen und administrative Nachvollziehbarkeit zu ermöglichen.

E-Mail-Benachrichtigungen

Das Portal kann E-Mails zu Kontoaktivierung, Passwort-Zurücksetzung, Kontolöschung, Arbeitsaufträgen, Anfragen, Dokumentfreigaben, Verbesserungsvorschlägen, Änderungsankündigungen und optionalen Newslettern versenden. Freiwillige Benachrichtigungen können im Profil angepasst werden. Sicherheitsrelevante E-Mails bleiben davon unberührt.

Speicherung und Zugriff

Zugriffe sind rollenabhängig. Admins verwalten Konten und Systemeinstellungen. Mitarbeitende sehen grundsätzlich ihre eigenen Inhalte und die für sie freigegebenen Informationen. Externe Nutzer und spätere Kundenbereiche sollen nur die Inhalte sehen, die für ihren Zweck freigegeben sind.

Rechte der Nutzer

Nutzer können Auskunft, Berichtigung oder Löschung personenbezogener Daten verlangen, soweit keine gesetzlichen oder organisatorischen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Im Profil gibt es eine Datenauskunft und die Möglichkeit, eine Kontolöschung zu beantragen. Die Löschung kann innerhalb der Widerrufsfrist zurückgenommen werden.

Änderungen der Datenschutzhinweise

Wenn sich die Verarbeitung personenbezogener Daten im Portal wesentlich ändert, sollen Nutzer über Mitteilungen und, soweit sinnvoll, per E-Mail darüber informiert werden. Die Änderung soll verständlich erklären, was sich geändert hat und warum die Änderung notwendig ist.

Wenn ein Nutzer mit einer geänderten Nutzung seiner personenbezogenen Daten nicht einverstanden ist, kann er im Profil die Kontolöschung beantragen. Bestimmte Daten, zum Beispiel noch nicht übertragene Arbeitszeiten oder rechtlich aufzubewahrende Nachweise, können erst nach Abschluss der notwendigen Verarbeitung gelöscht oder anonymisiert werden.

Aktuelle Änderung

Diese Fassung berücksichtigt insbesondere Datenauskunft, Kontolöschung, Benachrichtigungseinstellungen, Anfragen, Dokumentfreigaben, Aktivitätsprotokoll und die geplante stärkere Einbindung externer Rollen und Organisationen.